総務の仕事内容

職業:総務

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縁の下の力持ち的な役割

 総務の仕事は会社の規模によって大きく違ってきますが、基本的には社員のための事務的な処理だったり、対応だったりの、いわゆる会社の縁の下の力持ち的役割をします。

 

 総務の業務は多岐に渡り、会社によっても求められる業務内容は違いますが、パソコンのオフィスソフトの基本的な操作はできる必要があります。そして、他部署との連携や調整が上手にできるコミュニケーション能力は欠かせません。自分の仕事を抱えていても、他の人の依頼等で中断されることも多いので、そういう場合の臨機応変さも要求されます。

 

 業務が多岐にわたることで色々な経験ができ、他部門の人から頼られることもありますので人のお役に立てることが遣り甲斐と感じられる人が向いています。

 

  • 受付

 会社を訪問するとまず応対してくれる受付も総務に属しています。受付は会社の「顔」ですので好感を持たれる接遇技術が必要です。来客を各担当に取り次いだり、商談室にお茶を提供したりすることも含まれます。電話の応対も総務の仕事になります。掛かってきた電話を各部署に取り次ぐ、郵便物を各部署へ配布するなども重要な役割です。的確に取り次ぐ為には会社の業務全般を把握しておく必要があります。

 

  • 庶務

 オフィス用品の手配、管理も重要になってきます。ボールペンやクリップ、ファイル、コピー用紙など本当に細々したものから、業務用のパソコンやスマートフォンなどまで取り扱うことになります。オフィス用品の適切な在庫は、目立ちませんが会社の業務をスムーズに進めるためのポイントでもあります。出張する社員の航空券や乗車券、ホテルの手配等を行うこともあります。

 

  • 福利厚生

 社員のための対応として福利厚生も大事な仕事の一つです。制服のある会社でしたら、制服の管理も求められますし、お茶やトイレットペーパーの手配から社内イベントの準備、運営を総務が受け持つ会社も有ります。会社の中を社員が働きやすいように整えたり、社員が小さなケガをすれば、救急箱も要りますし、万一大きなケガをしてしまえば病院へ連れて行ったりと、状況に応じた行動が求められます。

 

  • 人事

 総務の中には人事の仕事が入ってくることが有ります。人事は会社の中でも重要な役目を果たします。会社を支えるのは「モノ・ヒト・カネ」と言われる中の「ヒト」を扱う部分です。今いる人からの信頼や、これから入ってくる人の安心感を作り出す仕事です。給与計算なども伴いますので正しい所得税の知識も必要ですし、社会保険についても勉強する必要があります。

 

  • 建物管理

 会社が賃貸物件であれば家賃の支払いや契約の際の書類のやり取り等も総務が行います。書類の管理のほかにも蛍光灯の取り換えや空調の不具合の調整、トイレの水詰まりの解消、草取りなど、社員が快適に働けるように会社を整える行動が求められます。

 

  • 文書管理

 取引先との契約書、備品類の購入契約書、各種賃貸借・リース等の書類、官公庁からの通達書類等の管理が有ります。社内文書の作成や管理、数値管理、スケジュール管理も総務が行います。内容が様々ですし、長期的に管理する必要がある物も多いですので、きちんとしたファイリングが求められます。

 

  • 総務の業務は多岐に渡り、会社によって求められる業務内容は異なる。

 

本記事は2015/12/04の情報で、内容は総務としての勤務経験を持つ専門ライターが執筆しております。記事の利用は安全性を考慮しご自身で責任を持って行って下さい。

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