役員秘書の出張

職業:役員秘書

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拠点周りやトップセールスがあると出張頻度は上がる

 各地に支店や営業所などの拠点を持つ企業や、役員秘書自身がトップセールスをしている企業では、役員秘書の出張は必然的に多くなります。

 

 精力的な役員は頻繁に拠点周りへ訪問しますし、そうでなくても監査や決算があると定期的に拠点訪問をします。すべて役員秘書の同行があるとは限りませんが、出張時に発生する課題や諸問題の整理、本社不在中に発生する問題に対しての本社各部署との連絡は、役員秘書の出番となります。

 

 役員の出張の形も、日帰りの単発出張もあれば、数日かけて複数の拠点を巡回することもありますが、特に数日出張の場合、現地スタッフとの夕食会や得意先と接待などがセットされ忙しさが予想されると、秘書同行となります。

 

  • 同行とは限らないが、出張時の課題や諸問題の整理、本社不在中の問題に対しての各部署との連絡は、役員秘書の出番となる。

 

出張が入ると別の忙しさが増える

 いざ同行出張となると、本社勤務とは異なる忙しさとなります。自分自身の出張準備もさることながら、役員と自分自身の不在中の業務引継ぎなど出張前は特に忙しくなります。これが急に決まったとなると尚更で、不在中の会議キャンセルやアポイント変更などをすべて出発前に処理しなければなりません。気持ちのどこかに、出張のなんとなく楽しみ感があるとしたら即座に飛んでしまいます。

 

 同行出張で一番大切なのは、現地スタッフとの連携です。当然、現地までの経路・利用交通機関、拠点への到着時間、出張目的、投宿予定ホテル予定スケジュールなど全行程を事前に現地スタッフの長に伝えておきます。秘書的には更に、昼食、夕食の手配が必須なので、現地手配か否か確認と、同席者についても確認しておきます。社外者が入る場合、接待か被接待かも確認します。もちろん、主役の役員の意向ありきなので、その結果次第となります。

 

  • 忙しい同行出張で一番大切なのは、現地スタッフとの連携。

 

海外出張はさらに手間がかかる

  海外出張は更に手間ヒマがかかります。出張手配はもちろん秘書自身が整えますが、トランジットがあったり、役員の英語力の問題、最低でも一週間以上の期間になると何かと秘書が必要になります。

 

 雑用も一気に増え、現地スタッフへの土産、帰国後の日本への土産などがそれにあたります。渡航時の準備物も、役員自身が用意するものと秘書として用意するものを確認しておく必要があります。現地スタッフのアテンド力にもよりますが、海外業務慣れした秘書同行なら、ビジネス英語もクリアでき、役員が本来業務に専念できるというのも事実です。

 

  • 最低でも一週間以上の期間になると何かと秘書が必要になり、雑用も一気に増える。

 

本記事は2015/11/30の情報で、内容は役員秘書としての勤務経験を持つ専門ライターが執筆しております。記事の利用は安全性を考慮しご自身で責任を持って行って下さい。

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