役員秘書の気配りと心得

職業:役員秘書

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気配りは役員の本来業務を滞りなくすすめる

  気配りは日常生活の人間関係でも、良好なコミュニケーションのために重要な要素ですが、こと会社において、特に役員秘書として役員をはじめ、関わりを持つ人たちへの気配りはさらに重要な意味を持ちます。

 

 まず、役員そのものへの気配りですが、これは上司への媚び諂いではなく、役員が役員本来の重要業務を滞りなく進めてもらうための心得といえます。気配りは気持ちだけをいうものではありません。その結果として、役員の仕事がはかどる、役員の気持ちに余裕ができる、忘れていたことに気づいてもらう、などの成果が現れて初めて気配りと言えます。

 

 気配りのカタチはいろいろあります。ひとつは、言葉にならない声を汲み取ってあげるという気配りです。「この書類を仕上げて欲しい。」という指示に対して、もし急いでいると察すれば、「お急ぎですよね?」と声かけし、自分が今持っている仕事の優先順位を変えてでも、「先にしましょうか?夕方にはお渡しできると思います。」と追伸すれば「助かるよ、よろしく頼むよ!」となります。

 

 もうひとつは役員にとっては想定外でも、秘書自身は想定内にしておくという気配りです。「会議は10人だから、テーブルセッティングと資料準備をよろしく頼むよ。」と言われた時、秘書が想定したセッティング数は12人分用意しておきます。減ることは構わないが、増えた時、来られた方また議長である役員に嫌な目をさせないための準備をしておくのは気配りの常識です。

 

  • 役員秘書として役員をはじめ、関わりを持つ人たちへの気配りは重要な意味を持つ。

 

特に重要なお得意さまや来客者への気配り

 気配りは、身内である役員もさることながら、会社の上得意先顧客や訪問者に向けたいものです。役員を訪問する来客への気配りは、一言で言えばおもてなしの気配りです。

 

 お迎えする時の人の数は、その人へのもてなし度合いになります。お帰り時のお土産も日頃の情報に基づいた好物の準備をします。帰られる時の見送り場所も、応接室からフロアのエレベーター前、会社の玄関、玄関前の道先まで、伸ばせば伸ばすほど歓迎度は上がります。当日の気温や天候に応じ、空調の調整、雨具の準備、送迎の車手配など、気の付くことは全てして差し上げます。

 

  • 会社の上得意先顧客や訪問者にはおもてなしの気配りを向けたい。

 

時間と服装身だしなみについての心得

  一方、心得は気配りなどの要素が自分に備わっている状態を言います。役員秘書の心得は、気配りの他にもたくさんあります。代表的な心得として時間についての心得です。「時間を守る」「時間に厳しい」「時間を上手に使う」の3つです。それぞれの言葉通りですが、正確に言うと繁忙を極める役員から預かっている時間を大切に使うのが秘書の心得です。

 

 役員や顧客との約束時間は厳守です。先方が遅れることがあっても、秘書側が遅れることはありえません。また、役員から待機を言われたり、スケジュールに隙間ができたとして、これを暇な時間ができたと喜ぶようでは失格です。少なくとも役員が働いているわけですから、心得として秘書はこの時間を利用して次のスケジュールのおさらいや顧客データを整理したりします。

 

 服装身だしなみについては必須の心得です。TPOとはよく言ったもので、役員秘書にはさまざまな服装身だしなみのTPOがあります。主要会議での臨席、懇親会、休日の接待、それぞれ開催される時間と場所と状況に応じて、可能な限り服装身だしなみを変えるのが心得です。

 

  • 気配り以外の心得では、時間大切に使うことや身だしなみについてが必須となる。

 

本記事は2015/11/30の情報で、内容は役員秘書としての勤務経験を持つ専門ライターが執筆しております。記事の利用は安全性を考慮しご自身で責任を持って行って下さい。

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