役員秘書の目標設定

職業:役員秘書

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率直に役員へ目標設定のアドバイスを申し出る

 役員秘書の目標設定はどうすればいいのか難しい問題です。というのも、通常の目標設定なら上司と本人が面談をし、前年立てた目標の達成度を振り返り本年はどうするかを決めるのですが、役員秘書の場合には上司が役員かというとそうではない場合が多いからです。

 

 秘書は、一般的には総務部や秘書部に属するので目標設定など人事管理は、所属長の総務部長(課長)や秘書部長(秘書課長)が上司となります。ところが、実際の仕事は社長や役員の指示で動くので、上司と目標設定面談をしてもピンとこないということになります。

 

 しかし、運用でこの問題をクリアする方法はいくつかあります。ひとつは、いつも同行している役員に、「本年の目標設定をしたいので、日頃の私の仕事を振り返っていただき、ご指摘いただく点があれば教えて下さい。」と、率直に役員に申し出ることです。快諾して指導ポイントを言ってくれる役員もいれば、「いつもちゃんとやってくれている。今まで通りでいいよ。」とか「君が自分で決めればいいよ。」といったように、あまり真摯に取り合ってくれない役員もいます。

 

  • 上司が役員でない場合も多いため、役員に申し出よう。

 

経営に関する知識を深める目標設定

 秘書業務の中でも、前段のような定型的な業務の目標設定は比較的簡単に作成できますが、補佐レベルが役員業務にも及ぶような仕事になると、目標設定も自ずと変わってきます。

 

 役員業務とは言い換えれば、会社経営に関するあらゆることです。自分の知識を振り返ってみて、たとえば財務関係が弱いと思えばその学習を目標にするとか、会社が取り組んでいる新規ビジネスの概要を勉強するとか、役員の最大の関心ごとである◯◯の事情に疎いので情報を集めるなどです。

 

 目標設定は人事考課・査定とリンクしているので、思い付きではなく、少なくとも1年ほどで達成できる目標設定にすることが大切です。「秘書技能検定1級をめざします!」というより「役員から質問を受け、即答できなかったことを今年はゼロにします。」という方が現実的です。

 

  • 1年ほどで達成できる目標設定にすることが大切。

 

最後は自分なりに目標設定

 自分なりの目標案の作り方は、まず、成果部分と行動部分に分けますが、秘書のようなサポートスタッフ職は成果部分の比率が低く、行動部分が高く設定されています。実際、日々の業務はほとんどサポート業務なので行動部分を中心に設定します。

 

 スケジュール管理、来客応対、顧客名簿作成、経費管理などが仕事なら、ポイントは「正確さ=ミスの低減」「スピード=期限厳守」「満足度=役員自身や周囲の声」などで、自分の仕事を振り返り「未達成」「自分の基準以下」「不満足」な項目を基準値まで上げるにはどうしたらいいかを目標とします。

 

 みんな当たり前のことなのでちゃんと実行しているという場合には、レベルを上げる目標を考えます。「もっと早くタイムリーに仕上げることができないか」「一度大変なアポイントミスを犯したことの、再発防止策の策定」「報告タイミングの満足度を上げられないか」といったところです。

 

  • 日々の業務はほとんどサポート業務なので行動部分を中心に目標設定をしていく。

 

本記事は2015/11/30の情報で、内容は役員秘書としての勤務経験を持つ専門ライターが執筆しております。記事の利用は安全性を考慮しご自身で責任を持って行って下さい。

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