役員秘書で求められる人材像・採用基準

職業:役員秘書

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いろいろな顔を持つ人材像

 役員秘書の人材像は、ある時はエリート社員、ある時は孤独な補佐官、ある時は超多忙な世話係といったように、さまざまな側面を持っているというのが正解です。それぞれ当たっているし、まったく的外れな人材像ともいえます。

 

 エリート社員や、また女性の美人秘書の人材像は、社内の他の同僚からすれば、いつも社長や役員と一緒で時に談笑している姿など、選ばれたエリート人材のように映りがちです。しかし、社長や役員といつも一緒にいるからといってエリートと言う人材像は大きな間違いです。社長や役員の交代に合わせて秘書を代えられるというリスクは常にあります。

 

 また、孤独な補佐官のイメージは、いつも一緒にいる社長や役員と離れてぽつんとしていると、ボスがいなくて寂しそうに見えますが、実はうるさいボスから解放されて喜んでいるのかもしれませんし、超多忙は役員が在席の時だけかもしれません。いずれにしろ、周囲の考える人材像はイメージ的な一面でしかなく、実はいろいろな顔を持っているのが役員秘書の人材像です。

 

  • 実はいろいろな顔を持っているのが役員秘書の人材像となる。

 

したたかな一方で高いストレス耐性とコミュニケーション能力

 役員秘書の採用基準は、実は前述した多面的な顔を持つ人材像とリンクしています。つまり、状況に応じて行動や態度を変えていくしたたかさが備わっているかどうかということです。

 

 先ほどの例で言うと、秘書は仕える役員が交代すると秘書も変えられるリスクがあると言いましたが、役員が替わる度に失職していては身が持ちません。役員が替われば役員の個性に合わせられる要素も見られます。具体的には、したたかさ、粘り強さ、柔軟な思考、ストレス耐性、落ち込みからの回復力、平常心などです。これらは精神的な側面で、履歴書や職務経歴書といった書類からの発見は難しいですが、面接を多段階に実施しながらチェックされます。

 

 採用基準のもうひとつの側面は、コミュニケーション能力です。役員秘書のコミュニケーションの対象は広い範囲にまたがります。一般職場だと、上下左右ぐらいですが、役員秘書は加えて社外取引関連各社の幹部や、官公庁・自治体、政財界などかなり広範囲になります。それは、言ってみれば社長や役員の交友範囲でもあるわけです。顔が広いという単純な話ではなく、相手の真意を読んだり、言外のニュアンスを感じ取ったり、またそれを正確に役員へ伝えるという高度な意志疎通能力です。

 

 面接質問に対しては言葉を選び、正確な受け答えできるかどうかがチェックされます。

 

  • 採用基準は状況に応じて行動や態度を変えていくしたたかさが備わっているかどうか。

 

自信に満ちた態度、しかし前に出ない謙虚さ

 役員秘書に必要な基礎知識やビジネス界の常識は備えていることは大前提ですが、これが人物像にどう反映され採用基準となるかと言うと、それは物おじしない自信に満ちた態度です。時に役員を代弁して公式発表することもあるわけですから、凛とした態度で臨まなければならないこともしばしばあります。

 

 しかし、役員を盾に取った驕りや高ぶった態度は厳禁です。自信ある態度であっても決してえらそうにしないという人物であるかどうかは、面接時点でいくつかの質問で見透かされます。ベテランの面接官なら、接遇知識やビジネスマナーを備えていることを認めていながら、一方であえて難しい質問をし「あまり、ご存じでないんですね?」と挑発しますが、ここでムッとした表情でもしようなら失格です。「まだまだ駆け出しで勉強不足です。申し訳ございません。」と受け流すことができるのが謙虚さです。

 

  • 自信に満ちた態度と謙虚さの両方が求められる。

 

本記事は2015/11/30の情報で、内容は役員秘書としての勤務経験を持つ専門ライターが執筆しております。記事の利用は安全性を考慮しご自身で責任を持って行って下さい。

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