役員秘書の仕事内容

職業:役員秘書

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一般事務から役員の健康管理まで

 役員秘書の担当する役員は、役員個人を担当する場合もあれば、複数の役員を同時並行で担当する場合もあります。社長担当は変わりませんが、社長未満の役員でなおかつ人数が多い場合は複数となることが多いです。また、秘書部や総務部秘書課に属して、上司からの指示で、担当する役員が変わることもあります。

 

一般事務で共通している業務内容

  • スケジュール、出張の管理
  • 必要書類の補完、管理
  • 経費の処理、名刺管理、郵便物手配
  • アポイント業務、来客・電話応対、社内外調整業務配
  • 食事手配、その他特命業務

 ご覧のとおり種々雑多ですが、書ききれない部分は「特命」と言われる部分で、もしかしたら役員の私用に近い仕事もあるのが、秘書業務のうち一般事務の部分です。列記した項目だけ読むと簡単な仕事に見えますが、いずれの仕事も、奥行きと幅を持っており秘書自身の心配りや配慮、そして役員のわがまま対応を含むと、見た目以上に難しいのが秘書業務です。スケジュール管理を例にとると、役員のスケジュールは変更、延期、中止から役員のうっかりミスまでを前提にした管理となります。

 

 また、役員にとっては食事時間は、オンタイムそのもので食事時間が接待であることは日常茶飯事です。招待する方だと場所のセッティングからメニュー選択まで秘書が仕切ることになりますが、先方の好みもさることながら役員の好き嫌いや健康管理まで配慮したメニュー選択となると、慣れなければ至難の業です。一般事務から健康管理までと言う理由はここにあります。そして、もはや「一般事務」というより「特殊事務」と言った方が正確かもしれません。

 

  • 「一般事務」というより「特殊事務」と言った方が正確。

 

役員の本来業務に踏み込み補佐をする仕事

 役員秘書の仕事は、役員自身が持っている業務が効率よく進められるように、周辺雑務を一手に引き受ける場合もありますが、もっと役員の本来業務に踏み込んで補佐をする仕事がメインとなる場合もあります。

 

役員の補佐をする業務内容

  • 定例取締役会、経営会議等出席会議出席準備
  • 営業系情報、管理系情報の日常管理と評価
  • 緊急課題への対応策助言
  • 社内関連部署との業務調整
  • 社内外からのアポイント調整
  • 社外関連各社との連絡調整業務
  • 海外関連(海外出張、アポイント、海外ビジターの受け入れ等)
  • 所属政財界活動補佐、慶弔外交
  • その他特命事項

 社長秘書なら、会社全体、事業全体に対して社長と同じ頭で常に臨戦態勢であることと、情報収集レベルでは社長以上の情報を装備して助言や補佐、資料作成に臨む必要があります。もちろん、会社には組織上担当役員、専門部署があり専門官が配置されているので、ほとんどの案件はこの組織を通じて処理されていきますが、縦割りの弊害部分を排除した情報加工や、速効性が求められる時、今必要な情報を途中からでも引き抜いてくるのは役員秘書の業務となります。

 

 大企業となると、社長室メンバーとして配置されたり、秘書部の一員としてこれらの業務を分担して行います。中堅・中小企業となると、役員の数も少なく社長室室長もしくは社長秘書として、単独ですべてをこなすことが多いです。いずれにしろ、役員秘書はスタッフ職なので、各項目ともそれぞれを主幹とする関連部署との連携が仕事の要となります。

 

  • それぞれの業務について、主幹となる関連部署との連携が仕事の要。

 

本記事は2015/11/30の情報で、内容は役員秘書としての勤務経験を持つ専門ライターが執筆しております。記事の利用は安全性を考慮しご自身で責任を持って行って下さい。

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