留学生受け入れ担当の大学事務の仕事とは？必要な語学力は？127view

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1. gakiya 2018/08/10 18:53

   大学での留学生受け入れ事務の主な仕事内容は、本学への留学を希望している海外の学生とのメールでのやりとりです。私は大学院への留学を希望する学生の担当をしておりました。年間およそ400名ほどの学生から申し込みを受け、およそ100名程度の留学生を実際に受け入れしておりました。
   
   留学生受け入れの基本的な流れをご説明いたしますと、まず学生から大学院への留学希望の連絡が届いたら、学生が希望している研究室がその学生を受け入れてくれるかどうか担当教授に問い合わせる必要があります。そのためにその学生には、履歴書や成績証明書、英語力・日本語力の証明書、卒業見込み証明書、推薦状、日本で生活していける貯金額の証明書などの必要書類をメールに添付で提出してもらいます。
   その後、担当教授に学生から送付されてきた書類一式を転送し、受入可否の回答を待ちます。受入不可の場合は、第二希望・第三希望の研究室にも問い合わせをします。第三希望の研究室まで受入不可だった場合は、残念ながらお断りしていました。
   いずれかの研究室が受入可能だった場合には、学生に必要書類の原本を締め切りまでに郵送にて提出してもらいます。そして必要書類が郵送されて来たら大学の教務課に提出し、その後渡日手続きのサポート業務に入ります。学生のＶＩＳＡ取得のサポート、必要な場合は学生寮の手配や航空券の手配などもします。
   学生が無事来日しましたら、次は入学手続きのサポートをします。入学書類は日本語で記入することが求められるため、日本語があまりできない学生の書類はすべて代筆します。その他、必要単位取得のための授業計画の相談に乗ったり、なにか困ったことがあれば通訳として間に入り助けてあげます。また年に2度ほど、留学生50名ほどを集めての研修旅行にも行っていました。その際のバスやホテル、見学場所の手配なども担当しておりました。旅行中は通訳として、学生が楽しめるようお手伝いします。
   
   また、もうひとつの大きな仕事として奨学金申し込みのサポート業務があります。留学希望の学生は日本で大学生活を送れる十分な資金を持っていない場合が多いので、その学生が応募できる奨学金はないか、一緒に探します。文部科学省が提供している、日本への留学生の授業料・入学料・生活費すべてをサポートしてくれる奨学金の募集が年に一度あるので、本学に割り当てられている人数分（20名ほどでした）、募集から必要書類受付、選考、奨学金申し込み手続きなどサポートをしていました。
   
   仕事量が多く大変でしたが、実際に来日した留学生に会えたとき、とても嬉しく、やりがいを感じながら働いていました。