会社のトップである社長を支える社長秘書になりたいと思っているのですが、具体的な社長秘書の役割を知りたいです。社長のスケジュール管理、サポート業とのことですが詳しい内容が分かりません。社長秘書の仕事を教えてください!
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まず、秘書業務は社長をはじめ役員との連携が深く、重要な業務を担っている方々のサポート役です。
社長宛にかかってくる電話の対応や取次、手紙の管理、スケジュール管理(会議や社内外を含む)、来客対応、社長の外出の際に使用する資料の作成など、多岐にわたります。
また、慶弔関連で御歳暮や御中元の手配やお礼状の送付、会食手配なども秘書の業務となります。
社長が出す年賀状の作成等もあるので、年末年始もとても忙しいです。
いわゆる社長がかかわる業務のサポート一連の業務すべてということになります。
決まったルーチンの仕事もありますが、基本的には随時社長の動きによって変わってきます。
時には社長が営業に出るときは営業部の資料作成サポートをしたり、総務が会社全体に関する提案をするのをサポートをします。
その社長によっても異なると思いますが、社長がいかに無理のないスケジュールで業務を遂行できるかというのも大事な仕事になります。また、社長が気持ちよく働くための動き方もとても重要になります。
社長秘書というと少し派手なイメージもありますが、実は泥臭い仕事も多く、忍耐も必要です。
段取りが悪いと社長の動きも悪くなり、会社の顔としての動きも悪くなってしまいます。
もちろん会社によっても仕事内容は異なってくると思いますが、中小企業であればあるほど、社長の身の回りのお世話係となることが多いでしょう。
社長専属の運転手さんがいる会社では、運転手さんとの連携も大事な仕事になります。
社長が外出の際に訪問する場所、会食の場所などの情報を運転手さんと共有します。
出社や退社に関してもよりスムーズな移動ができるように配慮しなければなりません。
仕事内容は本当に細かいものから大きなものまでたくさんありますが、会社のトップや役員との交流もあるため、会社の情報を誰よりも早く知ることも多いです。
また、中には社長の個人的接待を目撃することもあるそうです。
もちろん会社全体にはお口チャックの内容なのですが、秘書はそういった情報に関しても周りの社員に漏らさないという口の堅さも重要なポイントになります。
イベントの際などは社長の側で身の回りのお世話をすると共に、イベント後の接待にも参加し、お客様のおもてなしをします。
体力的にもきついこともありますが、それだけ会社のトップ(経営)に関わる機会も多いため、とてもやりがいの多い仕事と言えるでしょう。