メーカーで営業事務をしていますが単なる事務作業ばかりで、専門的な技術を身に付けたいと思い、貿易事務に転職を考えています。貿易事務の仕事内容を詳しく教えて下さい。
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貿易事務の仕事を詳しく教えて下さい134view
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外資系貿易商社での事務の仕事として、主に営業マンをサポートする営業アシスタント、そして自ら貿易業務に携わる貿易事務の仕事があります。
どちらも経験しましたので、それぞれの仕事内容を説明します。
■営業アシスタント
外資系の貿易商社で輸入業を行っている場合、海外のメーカーの製品を日本の企業に紹介し購入依頼があれば輸入して納入するという業務を行っています。外資系ということで、海外に本社があります。海外のメーカーとのやり取りが難しい場合は、本社の助けも得ながら話を進める場合もあります。日本の支社には営業担当者がおり、日本の企業に自社の取り扱いメーカーの製品を売り込みに営業を行います。営業担当者は外出が多いので、事務所からサポートするのが営業アシスタントの役割です。具体的な業務というと、営業担当者に代わって顧客対応やメーカー対応を行うことです。顧客やメーカーは、直接営業担当者に連絡を取ることもあれば、事務所に連絡をしてくる場合があります。その際、営業担当者が不在の時には要件を聞いて営業担当者に伝言します。アシスタントが判断して対応できる用件であれば、代わりに対応を行います。そして営業担当者に対応した内容を連絡します。FAXやメールについても、アシスタントが代わりにリアルタイムでチェックをして、自分で対応するか、営業担当者に連絡をいれるかします。
また、代理対応以外には、営業担当者の書類の整理やファイリング、郵送物の発送など、こまごました事務作業を行います。時には、客先に同行することもあります。
■貿易事務
大きな案件は営業担当者が行いますが、小さな部品などの輸入については営業アシスタント業務と兼ねて、輸入貿易業務を行います。リピートの消耗部品やちょっとした部品が必要になった場合、顧客から連絡が入ります。間違いがないように部品番号や写真を入手するようにし、また以前の販売価格も確認をしておきます。海外メーカーに引き合いを出し、メーカー価格に基づき利益と輸送費を乗せて見積書を作成します。顧客から発注が来れば、メーカーに発注をかけ、出荷時期に合わせて航空便か船便のどちらかで輸送の段どりを行います。製品によって出荷時期が異なるので、客先に伝えてある納期に遅れないよう気を付けておくことが求められます。出荷が行われたら、輸送中のトラッキングを行い日本への輸送が滞っていないか確認を続けます。途中で貨物が止まっている場合や事情は分からないが荷物が届かない場合は、早急に居場所を突き止め原因を確認し、最短でいつ届くのか確認しなければなりません。そして顧客にも変更があれば連絡を入れます。無事に客先へ納入できれば、請求書と納品をを発行し、顧客へ送付します。引き合いから納入までの一連の流れを任される業務です。