大学病院の秘書、仕事内容とは？87view

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1. melander 2017/09/28 14:03

   大学病院の秘書は教授秘書や医局秘書などに分かれていますが、医局秘書をしていました。
   担当していた仕事は医師たちの研究費と呼ばれる研究のための資金を管理する仕事で、それぞれの先生が持っている研究資金をルールに基づいてきちんと使っているのかチェックをしていました。資金ごとにルールが異なるため、まずはそれを秘書が理解し、不明点は必ずその研究資金を運営している事務局に聞くことも大切な仕事であり、事務局側にできないと行われたらそれを医師に伝え、別の方法を考えて提案する仕事もしていました。
   資金は基本的に1年ごとにいくら使えるのか決まっており、その予算内で医師たちが研究に必要な実験用品、書籍、ソフトウェア、学会出張費、論文掲載料などを捻出します。近年は不正がないか、大学側や事務局などで厳しくチェックをされるため、購入したものと見積書、請求書、納品書がきちんとマッチしているか、大学内の検収センターに購入したものを持っていってチェックをしてもらい、購入したものに検収印を押印してもらってはじめて使えるようになります。検収センターでひっかかったものは再度見積書などにより詳しく記載をしてもらうために購入元に連絡し、再発行してもらうようにお願いすることも秘書の仕事でした。また一つの研究資金では消耗品、学会、そのほかの論文掲載料など項目別に予算が決まっており、偏って使うことができないため、そのバランスをチェックするのも秘書の仕事です。学会出張費はスケジュールなどを提出して、航空券の半券や学会参加費、移動にかかった交通費などをまとめて精算します。
   また研究資金は公的な文部科学省や厚生労働省、財団、大学内などで通年を通して様々募集をしており、まずは研究資金をもらうためには、申請書の審査に通ることが前提となります。それをサポートするのも秘書の仕事であり、専門的なところは医師に記入をしてもらい、そのほかのプロフィールや論文などの研究実績など専門知識を必要としないところはすべて秘書側で記入をして、医師たちの負担がなるべく少ないように配慮します。また研究費の申請の締め切りに間に合うように医師にリマインドをして、提出遅れのないようにつとめます。特に研究実績は研究費の申請の中でもっとも重要視される部分であるので、募集されている研究テーマにあったこれまでの論文をピックアップし時系列順にまとめていきます。また年度末になると研究報告書の作成が必要となり、研究に関する実践的な報告の文章は医師が記入しますが、領収書に1円たりとも誤差がないかなどをすべてチェックする仕事もおこなっていました。