総務部の仕事の具体的な内容を教えてください113view

私は今、事務系の職種に転職を考えています。事務職の中でも会社の顔となり縁の下の力持ちとして社員を支えていく総務部に興味があります。

総務部ではただ事務作業を行うわけではなく、幅広い分野の仕事をすると思うのですが、イマイチどんな仕事があるのかよく分かっていません。今後、転職活動を行い総務部を志望していくにあたって、もっと総務部に関しての理解を深めていきたいと思っています。
そこで、会社独特のものからオーソドックスなものまで何でも構いませんので、ご自身が総務部にてどんな仕事を経験してきたか教えてください。

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回答

3件の回答

  1. rmtellingen 2017/02/20 16:41

    総務=事務職と言われることが多いけど結構身体を使ったりもするんです。
    例えば、私の会社では社有車の管理、オフィスレイアウト、文書の管理などが挙げられますね。

    まず社有車の管理ですが、私の会社は寒冷地にあるため冬場はスタッドレスタイヤに履き替える必要があります。その時にもともと会社で保管しているタイヤを倉庫から出して用意をします。社有車も複数台ありますので交換の機械が重なると結構な重労働になります。

    オフィスレイアウトではレイアウト後の机の配置の手伝いや工事などがある場合は立会い及び手伝いをします。什器もそれなりに重いですし、仕事があって移動出来ないような状態の方も何人かいますので、そういった方の変わりに机を移動させることもあります。
    文書管理も一見字面は大したことがなさそうですが大量の書類をダンボールに詰めて運ぶため中々辛いです。
    うちの総務は人数があまりいないので男女問わずこういった作業をしています。
    総務部ではこういった作業をすることも多いと思うので面接の際に聞けるのであれば総務部の人数や男女比、またどういった業務内容があるかというのを確認できるといいと思いますよ。

    私個人の感覚ではどこの総務でも身体を使った仕事はあると思うので比較的部員が多く、男性が多い職場ですとこういった仕事を楽にこなせると思いますね。

  2. nijhoff-l 2017/02/19 17:45

    私の会社は海外に子会社があったためそちらとのやりとりが大変でした。
    基本的に電話では無くメールでやりとりをしていました。その時に大変だったことはやはり言語ですね。使っていた言語はお互いの第二ヶ国語の英語でした。お互い完璧に英語を使える訳ではなかったので相手の文章を見て何を意味しているか分からず翻訳に時間がかかってしまうことがありました。私も英語が全く出来ないという訳ではなかったですがビジネス関係の用語等は覚えていなかったため、英文を書く時は辞書とにらめっこしていました。
    また相手のお国柄と言いますか、送った書類を紛失されることが非常に多く締め切りに間に合うように送っているにも関わらず、書類が何故か届かず慌てて送り直すということがありました。宛名も書き封筒に厳封して送っていたのですが、相手の国では来た郵便物を勝手に開けてしまうことが普通のようで誰かが見ては無くすということを繰り返していたようですね。

    総務部に転職する時はその会社の取引会社や子会社なども見ておくと良いと思います。
    海外に子会社がある場合は海外対応業務が発生する可能性があります。ご自身に語学能力がある場合はアピールポイントになりますが、そういった仕事をしたくない方もいると思います。総務部は会社によってする仕事も全然違いますし、募集要項を見ただけでは仕事内容が未知数なことがほとんどです。こういった要素からどういう仕事があるかある程度想像出来ると思うので、志望したい会社を絞っていく上での指標になると思いますよ。

  3. prscholten 2017/02/18 10:12

    良い質問だと思います。
    もともと総務部を経験したことの無い方が総務部に転職する際に選考で落とされてしまう要因の一つとして「具体性に欠ける」ということが挙げられます。
    ただなんとなく「事務職になりたい!」という理由で総務部を志望される方が非常に多いので詳しい業務内容を把握して「総務部への具体性を深めていく」ことは非常に大事ですね。

    余談はそこまでにして、私の会社の総務部の業務内容を一つご紹介しようと思います。
    私の会社は営業系の会社で協力会社や関連会社の方に不幸が合った場合、香典、供花、弔電等の手配を行います。このような作業は細心の注意を払う必要があります。
    例えば香典では新札を使っていないかどうか確認したり、香典の値段に応じて香典袋も変える必要があります。
    供花も花の種類を現地斎場に確認する必要があります。弔電に関しても誤字脱字が無いか、等と様々に注意することがあります。
    葬儀には営業の社員から、場合によっては社長自らが参列する場合もあります。そこでミスが発生してしまうと会社の印象を悪くしてしまいますし、参列されている会社の社員あるいは役員に多大な迷惑をかけてしまいます。

    総務は裏方ではあるのですが、ある意味会社の顔でもあります。上記の慶弔関連の業務はほんの一例ですが、細部までしっかり確認できる、きめ細やかな方だと総務に向いていると思います。長くなってしまいましたが質問者様の今後の転職活動の参考になればと思います。

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