マンション管理会社の仕事でいちばん大変なことは?どう対応したらいい?1007view

最初は、不動産管理会社は決まった仕事を毎日こなしていけばいいイメージがありましたが、いろいろ見ているうちにクレームへの対応や、契約が解約される場合など、大変な場面があることがわかりました。
転職した場合に自分がこなせるのかだんだん不安な点が増えてきました。

マンション管理会社のフロント職で実際はどんな仕事がいちばん大変なのか、そしてそのような仕事にどう対応したらいいのか教えてください。

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1件の回答

  1. gabriella_c 2017/02/07 19:19

    マンション管理会社のフロント職の業務ボリュームでいちばん多くを占めるのは、管理組合の理事会、総会に関する業務です。まず大変な点としては、土曜日や日曜日に担当する物件の理事会や総会が集中することです。午前1件、午後2件と一日に3件こなさなくてはいけないこともあり、この準備に時間がかかります。理事会や総会ではまず事前に議案書を作成します。月次の会計など報告すべき資料をきちんと理解して、質問に答えられるようにしておかなければなりません。また、議論するべき事項、解決すべき問題点を整理して、お金のかかることであれば見積もりをとっておくなど、事前にすべきことが多くあります。この段取りをきちんとできるフロント職は管理組合からも認められ評価されますが、逆に不手際があると、理事会や総会の場でお叱りを受けることもあり、これが続くと精神的にも負担は大きくなっていきます。従って多くの物件の多くの問題を同時並行で解決の方向に進めることが大変な労力をついやすことになります。これについては、物件ごとの懸案事項を常に整理しておくこと、そして問題に早く取り掛かることが重要です。最近ではシステム化が進み、問題点を入力し進捗管理を個人任せにせずチームでできるようにしている管理会社も多くあります。ひとつひとつの問題を確実に進めることがポイントになります。

    また、居住者からのクレーム対応も大変な仕事といえるでしょう。例えば管理員の清掃が不十分でゴミ置き場が汚い。機械式駐車場が動かないが修理業者がいつまでたっても来ないなど、自分に直接的に非がないことでもお客様がお怒りになっていることがあります。このような場合は冷静に相手の話を聞き、相手の気持ちも理解したうえで対処方法を伝えること、実際の対処まで迅速に行うこと、そして途中での報告を都度入れることが重要になります。相手の気持ちに立った迅速な対応ができないと「上司を出せ」とクレームはエスカレートしていきます。この状態になると解決までに時間がかかり、他の仕事に影響が出ることもあり大変な状況となります。

    もう一つ大変な仕事としては、物件の契約が解約されそうになることです。解約の原因としては、管理会社の仕事に納得がいかない、仕事が遅い、間違った対応が多いなどの品質面の不満や、管理委託費が高いといったコスト面の不満が多いです。管理委託契約について他の管理会社から相見積もりを取る動きが出てくると契約の存続が危うい状態になります。この場合は自社の業務のどこに問題点があるのかを明確にしたうえで、改善策を作り上げて粘り強く管理組合に説明していくことが必要になります。また相見積もりに勝つには管理委託費を値下げすることも必要な場合が多くなります。この場合はどのくらいの利益損失になるのか見定めて、社内で上司の許可を取っていく必要があります。これもフロント職としては責任を感じることも多く、大変な仕事といえますが、上司にも相談しながらその段階でできる最善策を行っていくことが重要となります。

    以上のように、大変な仕事はたくさんあり、その時の精神的な辛さもありますが、これを乗り越えた時、または大変な状況に陥らないように仕事をうまく進められた時はやりがいを感じると思います。
    また、仕事がうまくいけばお客様から「よくやってくれた」と言われることもあります。その時の喜びは、大変さを忘れさせてくれるほど大きな励みになります。

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