イベント関係の派遣会社で営業をしています。
事務派遣と違って、突発的なイレギュラー対応が多くて、かつ繁忙期と閑散期の落差も激しいです。
閑散期には、担当している事業以外の営業をします。
閑散期とは言ってももちろん、仕事は発生していて、同時進行で頭を切り替えながら違う事業の業務をやっています。なかなかスケジュール管理がうまく出来ていない状態です。
もちろん、業務スピードが遅いということもあるのですが、それだけではなくて、
スケジュール管理のコツというか、マルチタスクの処理を巧みにやっていく方法とかがあれば、ぜひ知りたいと思います。
やらなければいけないことはしっかりと責任を持って片づけていかないとと思うので
そう思ってやっていると、どうもスピードが追い付かなくなっていきます。
特に本来の業務に加えて、違う業務が加わったことによって、業務と業務が紐づかないというか、
頭の中で混乱してしまうことがあるというか・・・まあ、自分の能力の問題なんでしょうけど・・・・
でもそれで片づけてしまったら、このままだし、これからも仕事をやっていく上で出てくる事だと思うから
今の間に上手くコントロールできるスキルを身につけて、これから活かしていきたいと思っています。
こういう事って先輩の真似をしようと思ってもなかなか出来なくて、
ネットで検索しても当たり前のことしか出てこないし、どうしていいか分からず、
ここで質問してみました。これはおススメのやり方っていうのがあったら教えてください。
質問
派遣営業のマルチタスクのコントロール方法128view
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回答
2件の回答
自分も派遣の営業をしています!
自分はどちらかというと要領が悪くって、特に新人の頃は何をするにも時間がかかっていたんです。で、何が原因なのかなと自分で改めて考えてみたら、アポを取る時にクライアントの都合ばかりに合わせていて、それでいつもスケジュールがぐちゃぐちゃになっていたんです。
先輩のアポの取り方を聞いていたら、ちゃんと自分のスケジュールと調整しながらアポを取っていたんですよね。
もちろん、クライアントの希望を聞いて可能な限り合わせることが必要だけど、その希望の日時に先約があった場合やその予定を入れることで多くの変更を強いられる場合はちゃんと自分の希望を伝えて、他の予定もスムーズに動くようにしました。そうするとかなり変わってきたんですね~!
後は夜にやっていた事務処理を朝に済ませるようにしました。朝は電話も入らないし、集中して業務が出来るので良いですよ。
パソコンスキルもちょっと弱かったので、目標管理に自己啓発として組み込み、スクールに通ってスキルを上げました。パソコンスキルが上がってから効率も数段良くなりましたよ。
要領が悪いからって諦めずに自分で悪いところを改善していったら、仕事に対して自信も出てきました。
一度に何もかもは変われませんが、何が原因でそうなっているのか、何を改善すれば良くなるのかをまず考えて、それに対して何をすればいいかを考えて実践していけばいいと思います!
要は業務スピードが上がればいんですよね。
よくあるパターンが、タスク管理をするための管理。手帳に細々と全部記載している人。
これは書くだけでも時間の無駄だと思います。それに書き漏れの可能性もあるし、スケジュールが変更になった時の混乱も。タスクを完了できない時にそれを理由にしてしまう「手帳に書き忘れていました」とか(笑)いやいや、手帳に書くことが仕事ではないですよって感じですよね。
私は手帳は別の使い方をしています。外出先でクライアントとのアポを決める際の空いている時間を確認することが必要なので、細かなタスクは書き入れず、予定をかなり簡略化して入れています。空いている時間さえ、確認できればいいのですからね。
人によって、また会社の環境によっても変わると思いますが、私はイントラのスケジュール管理を活用しています。外出中に予定が入った場合は忘れないようにメール送信して、帰社後に確認、入力します。
こうしておくと社内の人間も私のスケジュールが分かりますし、スケジュール管理においてかなりの効率化が図れます。
後は発生した事案を先送りにせずに都度、片づけていくことです。そして、すべて自分で処理せずにどこかに振った方が双方の為に良いことであれば、そうしていくことも大切です。
残業が多い人にありがちなのが、自分で全部しないと気が済まない、自分でやらなくてもいいことまでやっている、どうすれば効率良く出来るか考えることなく、いつまでも効率の悪いやり方でやっている、等です。社内で業務分担されているのですから、餅は餅屋でやって頂いて早く終わるのであればそうすべきなのです。私たちは『サービス業』なのですからね。
でも、決して人に自分の仕事を押し付けるということではありませんから、ここは誤解しないようにしてください。ちゃんと仕事をお願いする部署や人に対して、なぜ、お願いするのかを伝えてお願いするのです。自分で分からないまま処理してしまって、結局間違った情報を伝えてしまい、その処理で色んな人に迷惑がかかってしまった上に時間もかなりのロス。
なんて経験が私にもあるので(笑)
そんな時に先輩が上手に仕事を振っているのを見て、そうならないといけないと感じて自分でも実践していきました。今はまだマネジメントをする立場ではありませんが、いずれマネジメントする立場になった場合はそういうスキルが絶対必要でしょ。
マルチタスクの処理は
「PCなど技術的スキルの向上」「スケジュール管理のノウハウ」「業務処理能力」「マネジメントスキル」これらのスキルが全てトータルに必要なので、
まずは自分が何が一番課題なのかを考えて、課題となるところから、少しずつ頑張ってみたらどうでしょう。一度に全部出来ませんしね。