総務職でベンチャー企業に転職が決まりましたが、すぐに事務所移転があります・・・73view

25歳です。新卒で総務を2年半ほどやっていましたが、今回ご縁があって、ベンチャー企業へ転職することになりました。
面接で、まずは本社の移転があるので、そこをやってもらいたいと言われたのですが、現在の職場では移転や事務所開設などは行わなかったため、大丈夫かな・・・と不安に感じています。
具体的に本社移転などする時に、どういった仕事を担当することになるのでしょうか??
ぜひ教えていただければと思います。
ちなみに、今度入社する会社は30人の会社で、移転後は100人程度まで拡大していくという考えがあるようで、広めの所をまず借りて移転するようです。
よろしくお願いします。

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回答

2件の回答

  1. Itami-b 2015/06/07 22:05

    事業会社で総務をしています。全体的な流れとしては前の方のような感じだと思います。

    ・全体のスケジュールを決める
    →社内的にどのタイミングで移転するかなど決定する
    現在のビルにも賃貸の解約手続きが必要になるので、何カ月前に解約通知しなければいけないなど把握しておくこと

    ・事務所ビルや工事やデザインを依頼する業者を決定する
    →ここは予算なども絡むので社長とか社内の決裁が必要
    スケジュールに合う場所や対応できる業者なども選定する必要がある

    ・業務環境やオフィスデザイン、什器等決めていく
    →これはオフィスのデザイン業者などにプランを出してもらって、そこを修正していく形で決めていく。インターネット環境を管理してる人とか、各部署が仕事するうえで必要な環境などを予め確認しておいて、そこを踏まえたプランを作ってもらう。
    見た目も大事ですが、業務効率が良くなる環境面が大事です。

    ・実際の工事開始
    →決定したプランをもとに具体的な工事スケジュールを引いてもらい、進捗管理していく。工事作業は全部任せることになるが、色々と問題も出てくるので、そういった課題が出たら都度社内で相談して調整するなど対応していく。

    ・引越しの準備と実際の引越し対応
    →工事の進捗に合わせて、社内では引越しの準備を行う。座席決めや荷物搬送など社員向けに行うものだけでなく、コピー機や自販機など、外部業者経由で導入しているものなどがあれば、担当業者に移転調整を依頼するなど必要。
    移転前日から当日、営業開始日はジェットコースターの様に忙しく立ち会うことになる。紛失物や物品が壊れたりしないように注意です。

    ・移転後の対応
    →もともといた物件の原状回復工事(もとに戻す)の実施と家主さんへ返却立ち合いなど。立つ鳥跡を濁さずで、感謝をもって最後はきれいにしましょう。

    細かい内容は色々とあるので大変ではありますが、充実感もある仕事です。
    いきなりで移転は大変かもしれませんが、社長や各部署の偉い人に色々と確認したり、社員に色々とお願いすることになるので、仲良くなるチャンスです。
    とにかく一生懸命対応すれば、現場の人も助けてくれると思うので頑張ってください。

  2. Uganda_hiro 2015/06/04 19:32

    30人から100人規模ということは、結構急成長されてるんですね!なかなか面白い会社じゃないかと思います。若い時に会社と一緒に成長できる環境は色々と勉強できていいと思いますよ!

    さて、事務所の移転ということですが、自分が総務で担当した時の経験を書かせていただきます。

    ①事務所探しの仕事
    これは仲介会社さんを活用して探しました。
    現在では仲介料がかからない業者やサイトなどもあるようなので、色々調べてみると良いかと思います。
    ・仲介業者さんに、立地や規模感、ビルスペックなどと賃料条件など要望を伝える
     ・リストアップされた中から絞り込み、社長などと決める
     ・希望物件の価格交渉など仲介業者さんにしてもらう
     ・賃貸契約を締結する
    社長と一緒に実際の物件を内見に行ったりもしました。
    IT企業なので、ネットワーク環境や配線できる床下の高さなどの確認が重要でした。

    ②オフィスデザインやレイアウト工事、引越しなどの準備
    これはオフィス系の業者さんを3社コンペして1社に絞り込みました。
     ・コンペ業者を探して要件を伝えてデザイン案や見積もりなどもらう
     ・コンペ後に社内で業者を決める
     ・決定した業者に発注し、デザイン等決めていく
    事務所物件候補が出た段階で、オフィス業者には話をして、コンペを並行して行っておりました。
    デザインだけでなく、導入する什器なども決定していきます。

    ③工事スケジュールを決めて工事を開始する
     ・ネットワーク配線や電気など各種工事
     ・内装工事や什器搬入など
     ・引越しのスケジュール等々
    社内の移転時期などを見ながら、各種工事のスケジュールをオフィス業者と調整しました。
    ビルを管理されている会社などとの調整は、オフィス業者さんがまとめて対応してくださいました。

    ④引っ越しの準備と移転の実施
     ・引越し後のレイアウトで誰がどこに座るかなど社内と調整
     ・引越しまでの準備や当日の動きなど社内に連絡
     ・梱包作業から引越し当日の対応まで立ち合い
     ・引越し先でちゃんと営業開始できるか対応
    実際に工事などはオフィス業者が主導で色々とやってくれますが、社内向けの対応は総務が全部やるので効率よくやらないと大変です。
    特に仕事をしている全社員にお願いするので、引越しのアナウンスなどはわかり易くしないと怒られます(笑)

    結構業者さんに対して依頼をするので、専門的な部分は要望をきちんと伝えられれば大丈夫だと思います。
    私が大変だと感じたのは、社長の好みなどを理解して業者にデザインなどを依頼したりすることと、できるだけ仕事へ影響出さずに社内全体を引越させるかという部分でした。

    30人くらいの規模であれば、現場の人たち全員と直接やり取りできると思いますので、コミュニケーション取りながら対応していけば大丈夫だと思います。
    頑張ってください!

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