総務におけるPマーク取得業務について75view

29歳男性です。
3社目の転職で、総務としてITベンチャーに就職しました。
これまで事務職として経理や採用や総務など色々とやってきたので、ドタバタしながらも何とか仕事を覚えてやっていくことには自信があります。

今回の会社では、入社早々にPマーク取得をしてほしいと言われてしまいました。
これは総務の仕事なのか?という話をするのはベンチャー企業的にナンセンスなので(笑)、
調べながら何とかやろうと思っているのですが、できるだけコストを掛けたくないということで、コンサル業者などを使わないで対応できないかと考えています。

まずどういった形で進めていったらいいのか、アドバイスなど頂けましたら、ぜひお願いいたします。

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回答

4件の回答

  1. Ksa 2015/04/28 16:39

    Pマーク取得は私も担当しましたが、大変でした。
    半年くらい掛かってしまいますし、とにかく書類がたくさん必要なので難しくはないんですが、工数を取られてしまいます。
    準備の時間が取れるなら自前でやっても意識さえ勉強すれば十分可能だと思いますが、自分の工数が取れないようだと準備も中途半端で審査も難しくなってしまうと思いますので、その場合はコストを使ってもコンサル会社を活用された方が良いのではないかと思います。
    当社の場合は、やはり自前でと考えたのですが、途中まで進めてきて、他にやるべき業務がたくさん出てきてしまったので、取得するまでの1回で終わる業務はコンサルに外注してしまおうということになりました。週1回コンサル会社とのMTGや依頼作業の対応はありましたが、全部自前でやるよりは工数は掛からなかったと思います。
    まずは、そこの部分をしっかりと社内でどうするか決めて対応を進めた方が良いと思います。

  2. mouse_white 2015/04/23 11:28

    当社ではコンサルティング会社無しで取得できましたよ。

    やったことは、
    ・Pマーク取得のハウツー本があるので、それを購入して理解する
    ・審査機関についてネット等で評判を色々と調べて、フォロー体制が良さそうなところを探

    ・申請書式などネット等で集める
    ・ハウツー本をもとに書類作成をして、審査機関に事前相談などをする
    ・申請を行って、書類審査・実地審査における指摘事項の対応を行う

    審査員の方も仰っていたのですが、大事なのは、Pマーク取得を経て、会社として情報管理の意識を高めて、しっかりと運用していくかどうかを見ているそうです。
    ですので、多少ダメな部分があっても、しっかりと社内で準備を進めていて、担当者も勉強していて、指摘されても改善を一生懸命やるなどの姿勢を見せていけば、よほどの酷い状況が無ければ取得できるはずです。

    結局は実地審査などではコンサルティング会社の方が対応するのではなく、担当者である社員が対応するので、準備とか資料なども自分で作成した方が質問などにも回答できます。
    審査員もコンサル会社が作った資料かどうかなどはすぐに見分けがつくそうで、そういうとこには、理解しているかどうかを質問で突っ込むそうです。

    ネックとしては、とにかく提出書類や社内上準備すべき管理書類などが多いため、他の業務をやりながらPマークの準備をするのが大変ということでしょうか。。
    また、作成した資料は日付の順番などがおかしくない形にしないと突っ込まれてしまいますので、チェックする人がいないと間違えやすいということですかね。

  3. 5four 2015/04/20 23:47

    はじめまして。Pマークコンサルタントをしています。
    新規取得は色々なノウハウが必要となりますので、コンサルティング会社に依頼をされた方がよろしいかと思います。費用は掛かりますが、失敗して取得時期が遅れることは、ビジネスの機会損失にも繋がりますので、早く確実に取得することをお勧めします。

  4. Shchi 2015/04/20 17:16

    50人くらいのIT企業で総務として働いています。
    私も半年くらい前にPマーク取得しました!
    ですので、ベンチャーの何でも屋総務としては、Pマーク取得も立派な総務業務だと思います(笑)。

    できるなら、社内で経験者がいないならコンサル業者を入れた方が良いと思います。
    Pマークは書類的な審査もそうですが、社内的な運用ルールができてるかどうかなどの、会社での実地審査があります。これは、どの辺りを良く見られるかなどの準備が必要なので、何等かノウハウがある人のアドバイスをもらえた方が対応し易いと思います。

    どうしてもコンサルの導入が無い時は、うまく審査機関を活用するといいと思います。
    Pマーク審査は、審査機関として認定されているところが審査を担当します。つまり、Pマークを発行するとこ以外が審査をしているわけです。
    この審査機関によっては、事前にPマーク取得に向けてアドバイスをしてくれたり、審査対応においてアドバイスしてくれたりもします。
    彼らもできるだけPマークを取得してもらって、継続して情報管理意識の高い企業を増やしていくことを考えてますので、真面目に取り組む姿勢を見せるとフォローしてくれます。

    私の会社では、コンサルを導入したのですが、実際の審査においては審査機関の方のアドバイスやフォローの方が役に立ちました。当然審査を通す人たちなので、フォロー通りに一生懸命改善すれば通りますよね(笑)。

    コンサル・・・申請フォーマットなどを持っているので、そういったノウハウ活用
    審査機関・・・実際の審査でのアドバイスやフォロー

    こんな分担でそれぞれ相談しながら進めたところ、問題なく取得できました。
    足の長い担当業務にはなりますけど、Pマークの証書などがもらえるので、成果として社内的に認められる業務なのでやりがいをもって取り組めると思います。

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