マンション管理会社の営業です。最近、個人情報に関する研修などが行われました。個人情報は大切で、漏洩事故になったら大変ですよね。どの業界でも扱いは慎重にしていると思いますが、マンション管理会社ではどんな点に注意しているのでしょうか。課題はありますか。他社さんのお話を聞いてみたいです。
質問
マンション管理会社の個人情報の扱いについて21view
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3件の回答
マンションに出入りする人は意外に多いと感じます。定期点検の業者や、個人宅のリフォーム、補修の業者、配達の人など、こうした管理も管理室では重要です。業者用の入退館管理簿を作っている物件もある一方、顔見知りはスルーしてしまうケースもあり、基本確認をいつもやっています。
管理室運用の要の一つはこの個人情報管理であり、必要ない限り管理室内への出入りは禁じています。こうした基準を厳格に守ることで、個人情報管理に徹底が生まれると思います。
この個人情報の扱いには神経を使いますよね。
例えば、管理室に外部の方が訪れて、入居者の方に連絡を取りたいが何号室か?と聞かれた場合。
当然、即答してはいけません。相手の身分や連絡先を確かめたうえでいったん時間をいただき、目的先の居住者に連絡して、教えてもいいかを確認してから、訪れた人に連絡するといった手順を取ります。非常に効率は悪いのですが、昨今の事件等を考えた場合、こうした慎重な対応が欠かせません。
マンション内にお住まいの方同士の情報も個人情報に関わるので注意が必要です。駐車場で隣の区画の車をちょっとこすってしまったから謝罪の連絡をしたい、という場合でも同様。まずはその区画の居住者に連絡してお名前を教えていいかどうか(まあ通常はOKですが)聞いてから伝えます。本当に手間取りますが、個人情報というのはこれくらい慎重にやります。
また、インターネットを利用する中でも注意が必要です。マンション管理会社でも、紙ベースでのやり取りはどんどん減っており、メールを使うことが主流です。この際の添付文書がウィルス感染していたり、管理室でサイト閲覧の際にウィルス感染したりして問題になったケースがあります。
システム部などが一定の対策を講じていますが、外部からの添付文書には特に注意すべきでしょうね。
当社でも個人情報の管理に関しては力を入れています。管理室一つをとっても、内部には管理組合の加入、退会届等の各種申請書類、入居者名簿、駐車場の契約書等々、個人情報に関する書類がたくさんあります。書類は鍵のかかる保管庫などに入れて管理していますが、共用部の鍵管理についてもルールがあり、紛失対策などもマニュアル化しています。
現場管理員の教育もさらに重点化すべきでしょう。うっかりミスをなくすためにも継続的な研修やチェックが必要です。