マンション管理会社で仕事をしています。入社して1年ほど経ち、業務にも慣れましたが、現場の管理員さんとのコミュニケーションが苦手です。正直、シニアの方が多いので、自分の言葉遣いが悪いのかなあと悩んでしまいます。
一番苦手なのは、指示する時。これをやって下さいとはストレートには言えず、会社の業務でこうなっていますのでと伝えると、あ、そう、なんて返事が来たりして・・・。
何かコツのようなものありますでしょうか。
質問
現場との管理員さんとの意思疎通がうまくいかず悩んでいます62view
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回答
3件の回答
逆に、管理員さんの悩みは、本社や支店など会社との意思疎通が難しいということでしょう。通勤タイプなら、そのマンションが当然仕事場ですから、終日そこで過ごし、研修などを除けば滅多に会社には行かないでしょう。どんな組織で動いているのか、伝言はどう伝わっているのか、書類、帳票類の流れは?といった、私たちなら当たり前のことが良く分かっていない場合もあります。
社内情報ではないですけど、時折、そんな話をするのも理解の一助になると感じます。
私の経験で、失敗したことを一つ。
よく仕事をする管理員さんがいたのですが、マンション居住者の特定の方と過度に親しくなっていたんです。(個人的な頼みごとなどをやっていたようです)。
管理の立場はあくまで中立です。仲良くなってコミュニケーションを取るのはいいのですが、これが過ぎると他の方からクレームが出ます。私の場合はまさにそれで、管理員さんがエコひいきしている!などと感情的になる方もいて、収めるのに時間がかかりました。
現場を一人で仕切っていると自負があるのもまた管理員さんなので難しいですが、会社というチームの一員であるということは、しっかり伝えておきましょう。
昔は頑固な方がいまして、なかなかこちらの言うことを聞いてくれなかったなんて経験もありました。でも最近は少なくなったように思いますがどうでしょう?
管理員さんは様々な職種を経験された方々ですし、退職してからこの業界に入ってこられた方もいます。個人情報に関わる注意は必要ですが、ある程度管理員さんのバックグラウンドは理解しておきましょう。業務に必要ですから。
そのうえで「知恵を求める」という姿勢も必要です。何かあった時に、この場合は以前どうされてました?マンション業界ではこうしていますが、どう思います?といった問いかけをすることです。
あとは会社で「今月は清掃月間」などと月間目標を立ててますよね。これもただ押し付けるのではなく、具体的に何をやるかを一緒に考えるといいと思います。販売業界では、季節ごと、月ごとの催事に合わせて商材の販売目標を立てたりしますが、こういう話題を振るのもいいのでは?
管理員さんにシニアの方が多いというのは事実ですが、特に困っていることはありません。苦手意識が前に出ると、そうなるのでは?
必要なのは、雑談力ですね。いきなり仕事の話をしてませんか。巡回した時に、今日はこの目的で来たとか言う前にいきなり「ここが悪いので、それを改善して下さい」とか言ってませんか。
巡回を30分程度で終わらせてしまう人もいますが、それでは管理員さんとの意思疎通もスムーズにいきません。
まずは、雑談から入りましょう。そして業務のチェックにおいては、会社からの目標などを書いた文書をもとに一緒にチェックします。
最後は、改善するにはどうしたらいいか、じっくりお互いに考えます。
時間はかかりますが、1回で解決しようとしない方がいいでしょう。