マンション管理会社のフロント職の仕事内容1982view

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4件の回答

1. Samukawa-i 2015/11/04 18:03

   「フロントは、常に先読み。」と先輩から教わりました。例えば、設備や機器の故障などはいきなり出てくるものは少なく、「どこか調子悪いなあ、いつもと違うところがあるなあ」と気づいたところから始まります。マンションを巡回している時でも、何となく回るのではなく自分の中でチェック項目を決めておいて定期巡回します。そうすると不思議に何か出てきます。
   これは担当の管理員さんにも良く伝えておきます。情報の共有です。中には面倒臭がる人もいますが、これは駄目。あとで困るのは自分ですから、よーく言い聞かせます（年配の人が多いので注意）。
   管理組合サポートでもマンションによって入居者の年齢構成などが違ってきます。ファミリー層が多かったり、単身者が多かったりと多様ですので事前の準備が大切です。先読みイコール準備ですかね。
   理事会に出席する時もきちんとした服装（もちろん会社によっては作業着というかロゴが入った作業着でOKというところも）をしないと怒られます。理事長や理事は輪番制なので、関心がある、なしが極端に出ますが、関心がないようでも住んでいる方ですから、軽く対応すると失敗します。
2. play-tensyoku 2015/10/30 8:11

   前の人も仰っていますが、フロントの仕事は終わりがないんです。
   一つのマンションでクレーム処理が終わったと思ったら、別のマンションで設備機器の老朽化による水漏れ事故が発生。これが終わったと思ったら、別のマンションで防犯対策に防犯カメラの切り替え問題が起きた等々、、日々何かあるといった調子です。
   フロントはマンション管理の最前線だという人がいましたが、とにかく心身ともにタフでないとダメでしょうね。
   会社の姿勢も問題。業務が多岐に渡るのに、担当者に依存というか、任せている部分が多いのが困ります。担当するマンションの管理員の指導、教育、管理組合の理事会、総会支援、設備機器点検の立会い等がありますが、今の会社はたくさん資料があるのに、それをうまく使うことが出来ないんです。共有できるようであれば、同じような文書の作成や書き写しの仕事が大幅に軽減されると思いますが、うちはまだまだそこまでいってません。だから、これいつか同じようなことやったな、どこにその文書保管してあったかなと、探す手間がかかったりして結構時間が取られてしまいます。会社としては、システム構築にお金をかけるより、売り上げを増やしたいということなんでしょうけど。・・・愚痴になってしまいましたね、すみません。
3. coffee-92 2015/10/25 19:48

   営業をされているならお分かりでしょうが、マンション管理会社は土日休めませんよ。サービス業の宿命ですもんね。私なんか子供との触れ合いが少なくてかみさんにいつも愚痴ばかり言われてます。振休もちゃんと取れる場合と、やはりその時にクレームが入り現場に駆けつける場合があってなかなか取りづらいです。
   ただ、昔は深夜でも呼び出されて漏れた水道の処理なんかやったことありますが、最近はどこでもお客様センターといったコールセンターがあり、そこが一次的には処理してくれるので、ほとんど呼び出しはなくなりましたけどね。
   不動産営業は売ってしまえばおしまいですけど、こっちは延々とお客様との付き合いが続きます。
4. coffee12348 2015/10/23 9:16

   別業種からフロントへの転職組ですが、私も給料より将来性という点で選びました。私の場合も中長期的に考えた場合、資格を活かした仕事をしたかったことに加え、人とのコミュニケーションが好きなので、管理の仕事が向いているように思えました。
   
   マンション管理会社は、管理組合と管理委託契約書を交わし、「①事務管理業務　②管理員業務　③清掃業務　④建物・設備管理業務」といった内容の仕事をします。フロント職はその最前線を担当すると言っていいでしょう。
   
   とある１日の流れをざっと見てみましょうか。
   
   ＜朝＞
   朝は何か大きなクレームがない限り、普通に出社し、まずメールをチェック。最近は大手なら当然、中小でもメールでのやり取りが当たり前ですし（もちろん個人情報保護の観点から私用メールは厳禁）、居住者へのお知らせ文などを管理員に送る場合でもファックスではなくメールでやります。
   ちなみに私は担当マンションが約１０棟。人によって違いますが、多い場合は１５棟位あります。それぞれのマンションに管理員（通勤タイプの方ですね）がいて、清掃業務や日常の立会い点検、事務作業等を担当します。
   フロントの立場はこうした管理員を含めて、担当エリアをグループ化しPDCAサイクルで業務をいかに改善していくかということに尽きます。そうしないとクレーム処理ばかりに追われて、業務の標準化、効率化が出来なくなるからです。
   前日が休みだったりすると、管理員からの伝言、業者さんからの連絡等のメモがたまります。ほとんどメールでやれるのですが、急ぎの場合はやはり電話連絡です。
   
   ＜理事会がある時＞
   エリア周回や担当マンション訪問チェックの日は別にして、この日はあるマンションの理事会があるので事前に作っておいた議題や、課題をチェック。このマンションは月に１回は理事会を開催する熱心な管理組合で、事前準備が欠かせません。この場合、管理員とも連絡を密にしておいて、マンションでの課題は何かという情報収集をしておきます。
   フロントの重要な仕事として管理組合の理事会や総会支援業務がありますが、これまで蓄積してきたノウハウをもとに、どう理事会を進めたらよいか、年間スケジュールや議題提案のひな形がありますのである意味楽です。この日は土曜日の１１時から開催なのでチェック後すぐ外出（ちなみに土日はほとんど理事会や総会開催等でつぶれます。振替休日を取ることになります）。
   会場はマンションの集会室なので、管理員さんと机等を配置。書類を配った後、理事長さんや理事の方が来られ、理事会開催となります。
   １−２時間でほとんどは終了し、終わった後、理事長さんと立ち話。こうしたちょっとしたことが役に立ちます（何か他に問題ないか、クレームの種になりそうなものはないかといったことです）。ただし、最近は管理組合の役員のなり手がなく、持ち回り制が大半なのでディープな話を聞くというのは稀ですが。
   会社に帰るまえに、周辺に担当マンションが２棟ほどあるので、立ち寄ります。ここで管理員と話をし、問題がないか確認しておきます。
   
   ＜帰社してから＞
   帰社してからは、すぐ議事録の作成に取り掛かります。後回しにしないのがコツで、早めに提出することを心がけています。
   明日は、設備機器の外見点検があるのでスケジュールをチェック。会社によりますが、フロントが点検をする場合と、担当部署の者が点検する場合とがあります。主に建物外観、エレベーター、給水設備、浄化槽・排水設備、消防用設備等ですが、入社後はこうした設備関係の勉強もした方がいいでしょう。実際の修理は業者さんがやりますが、どこにどんな異常があるのかどうか、これを確認出来るくらいの知識や経験は必要でしょう。分かるようになると、仕事が面白くなります。
   
   
   途中で書いたので、もう気が付かれたかと思いますが、（きちんとした）マンション管理会社なら、管理のノウハウをたくさん持っています。これを担当のフロントとしてはうまく使いこなすことですね。居住者へのお知らせ文にしても、「最近、ベランダでたばこを吸う人がいる、何とかしてくれないか」という要望が管理員を通じて入って来たとします。この場合も、単にベランダでのたばこはやめましょうなどという注意文ではなく「たばこの受動喫煙が問題になっています。マンションでは多くの方が居住されていますのでご配慮お願いします」などとやんわり注意するひな形文はいろいろあり、その状況に応じてすぐ送れる態勢になっています。
   管理員さんが作る場合もありますが、経験の少ない人はきつい注意文になったりしてクレームになり易いので、フロントがメールで送り、管理室で印刷してすぐ掲示、という流れだと早いです。要望した方も感心されていたようで、こうしたちょっとしたことでもノウハウの差がつくと言うわけです。
   管理会社を変える話なども組合から聞くことがありますが、普段からコミュニケーションをちゃんとしていれば（管理員教育を含めて）、いざそういった時にでも慌てることがありません。
   
   不動産営業では、どうしても「個人戦」になりがちですよね。でも管理会社ならチームワークで対処するのが適切です。面接の時など、今書いたノウハウの部分とチームワークの部分はしっかり聞いておきましょう。