役員秘書のスケジュール管理術

職業:役員秘書

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バッファー時間を作る

 超多忙を極める役員を担当する秘書のスケジュール管理術には、いろいろコツがあります。そのひとつがバッファーを作るやり方です。バッファーとは緩衝とか、余裕という意味です。

 

 会議にしろ、来客にしろ、始まる時間は決まっていますが、終わる時間はあくまで予定です。内容によっては、予定より長引いたりしがちです。その時、次のスケジュールに影響があってはならないので終了時間を多少遅く設定します。結果的に、予定通り終われば空白時間ができます。これをバッファー時間として有効に使おうというのが趣旨です。

 

 特に役員には、会議や打ち合わせ以外、部下からの報告事項や相談事項、そして「ちょっと耳に入れておきたいこと」レベルまでたびたび発生します。緊急以外、基本的には秘書を通じて役員の時間を確保しますが、ここを上手くススケジュール管理して行くにはバッファー時間は大変有効です。また、秘書自身と役員のすり合わせ時間にも使えます。

 

  • 上手くスケジュール管理していくにはバッファー時間が大変有効。

 

移動時間を有効に使う

 役員のスケジュール時間は分刻みといっても過言ではありません。ここを任されている秘書は、なんとかやりくりして、役員に効率よく動いてもらう、また役員にアポイントを取りたい関連各位の要望にも応えてあげようと苦労します。

 

 しかし、意外と時間が取れるのは移動時間です。社用車での訪問先への移動時間は、ある程度まとまった時間が取れます。秘書自身が他の幹部や配下の社員の相談、報告を代わりにします。もし、内容が込み入っていて秘書では無理な時は、しばらく同乗させてあげ打ち合わせをしてもらう方法もあります。新幹線や飛行機での移動時間は、同乗は無理だとしても代理打ち合わせ時間はたっぷり取れます。

 

 また、究極の移動時間活用があります。会議が終わる役員を会議室の前で待ち、次のスケジュールである来客に会うためにエレベーターに乗るまでの3分、降りてから応接室に移動する間の約3分、この6分間に役員の部下に「どうしても耳に入れておきたいこと」をセッティングするという方法です。これは極論ではありません。役員は役員室にいつも座っていて、報告や相談に来る人を、時間割に従って秘書が案内するという単純な図式なら誰も苦労しません。

 

  • 移動時間を有効活用してセッティングをしよう。

 

融通を効かし協力してくれる仲間を作る

  スケジュール管理術といえば、すぐに思い浮かぶのがパソコンやタブレット端末ですが、スケジュールの基本形、たとえば役員の月例の行事予定や定例会議の入力はこれで十分です。

 

 しかし、実際のビジネスの現場では、これら以外の至急案件が秘書を通じ役員に頻繁に持ち込まれます。また、秘書を通じず直接関連部署や関連各社からアポイント要請が役員に入ることも頻繁にあります。それを聞いた役員は、一旦、秘書にフィードバックしますが、たとえば重複するスケジュールを調整したり、また一旦フィックスしているスケジュールを突然変更するなどの「やりくり機能」は残念ながらパソコンにはありませんので、これこそが秘書の腕の見せどころです。

 

 スケジュール管理術と言えば聞こえはいいのですが、実態はアナログそのもので、ある人へはアポイントの変更、会議主催者へは変更のお願いなど、地道な交渉努力に支えられています。あえて「術」で言うと、融通を効かし協力してくれる仲間を作るという「術」があります。実は、これが意外と重宝するのです。

 

  • スケジュール管理術の実態はアナログそのもので、地道な交渉努力に支えられている。

 

本記事は2015/11/30の情報で、内容は役員秘書としての勤務経験を持つ専門ライターが執筆しております。記事の利用は安全性を考慮しご自身で責任を持って行って下さい。

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