役員秘書の適性(向き・不向き)

職業:役員秘書

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いつも平静さをよそおえる「したたかさ」

  役員秘書の適性を表現する言葉はいくつかありますが、「したたか」であるという言葉がぴったりです。秘書募集の広告で、エグゼクティブの横で小脇にファイルをかかえ、タイトスーツで微笑んでいる美人秘書像があります。しかし、内面はいろいろな思考が交錯しているというのが役員秘書です。

 

 したたか、というのは忙しく回転する頭の中や気持ちとは別に、常に表面的には余裕のあるところを見せられることです。逆にいつもピリピリした雰囲気で役員のそばで控えている姿や、時間通りに進まないスケジュールにイライラしている姿はしたたかではありません。要は、役員秘書たるもの、常に冷静になって物事に対応できるかどうかが適性ポイントで、慌てやすい、予定が変わると落ち着かないという人は不向きです。

 

  • 常に冷静になって物事に対応できるかどうかが適性ポイントとなる。

 

「控えめ」な態度であること

 2つ目の適性ポイントは「控えめ」になれることです。役員秘書がよく勘違いすることで、役員に成り代わって仕事をしているうちに、自分も役員並みに偉くなったように思う人がいます。秘書が役員の言葉を一般社員へ伝える時、一般社員は秘書にも敬意を表して、かしこまって伝言を聞きますがそれは秘書そのものへ向けられたものではないということです。

 

 また、慣れてくると役員から、時には意見を求められるかもわかりません。一緒にいる時間も増えて遠慮がなくなってきますが、僭越の気持ちを常に持たなければなりません。これが控えめということです。この気持ちがなく、役員に意見したいなんて思ってしまう人は秘書には向いていません。役員もそうですが、社長ともなると会社の命運を常に肩に担いでおり、秘書の判断とはレベルが違うことを肝に命じなければなりません。

 

  • 意見を求められることがあったとしても、常に僭越の気持ちを持持っていなければならない。

 

仕事を通じて知ったことは決して話さない「口の堅さ」

 3つ目は、口が堅いことです。役員秘書の仕事はすべて秘密です。と、言うと仰々しく聞こえますが事実です。秘密でないのは、役員に許可を得て話してもいいと言われた範囲だけです。

 

 役員に決済をもらおうとする社員が、役員の行き先、帰社時間、空き時間など動静を秘書に尋ねることがよくありますが、例えば、役員の行き先にはしっかりとした目的があり、そこから要件を類推することが可能です。その頻度が多くなると可能性は高まります。役員の行動は秘密ばかりではないにしろ、秘書が口外したことは憶測含め一瞬で拡散するという覚悟を持たなければなりません。

 

 ましてや、資料や会議中の話から、無意識に入ってくるトップシークレット情報の場合には口が裂けても言ってはなりません。秘密を墓場まで持って行くといいますが、これができない人は秘書は不向きです。人間は秘密を持つと誰かに話したくなる習性を持っています。そして、「ここだけの話だけど」もタブーですし、ごく親しい身内や家族へのついうっかり話も厳禁です。

 

  • 秘書が口外したことは憶測含め一瞬で拡散するという覚悟を持たなければならない。

 

会った人、頼まれた仕事を即座に覚える「モノ覚えのよさ」

 最後は「モノ覚えがいいこと」です。役員秘書の業務は、人と会うことが多くあります。役員への来客、役員と関係がある関連各社、各界の要人など役員を介してたくさんの人との接点ができます。

 

 みんな最初は初対面から始まりますが、2度目の再会、その後常連的に会う人、長期間空いて久しぶりに会う人と、その数はすぐ膨れ上がります。この時に「あの人誰だったっけ?」では秘書失格です。名前はもちろん、肩書き、役員との関係、また役員と特に親しい人ならもっと深いプロフィールなど、覚えることが好きで得意でなければなりません。

 

 モノ覚えの良さは、仕事そのものでもまったく一緒です。忙しい役員の特徴として、歩きながら「先日、頼んでおいたアレどうだった?」と質問が飛んできます。役員には「アレ」でも、秘書には昨日依頼された資料作成のことと即座に応えられる記憶力は秘書適性の要です。

 

  • 秘書は覚えることが好きで得意でなければならない。記憶力は秘書適性の要となる。

 

本記事は2015/11/30の情報で、内容は役員秘書としての勤務経験を持つ専門ライターが執筆しております。記事の利用は安全性を考慮しご自身で責任を持って行って下さい。

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