役員秘書とは?

職業:役員秘書

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民間・公的機関を問わず多忙な上級幹部を本来業務に専念させる

 役員と言ってもいろいろな肩書き・役称があり、役員秘書はこれらの人たちを担当する秘書を言います。また民間企業以外、公的機関でも大きな所帯となると代表する役員は存在します。公的機関の経営の代表者は理事長と呼ばれますが、業務の最高責任者としては病院であれば院長、学校であれば学校長となります。これらの役員秘書は企業ほどではないにしても求人はあります。

 

 役員の仕事はさまざまですが、名誉職や閑職でない限り忙しいのが普通です。何から何まで自分でやってしまう役員もいますが、役員の本来の業務、私企業であれば営利目的を達成して行こうとすれば、自分のスケジュール管理や来客とのセット、資料作成などをやっている暇はありません。役員の雑用を一括処理し、本来の業務に集中できるようにするのが、役員秘書を付ける出発点です。また、会社運営上発生するさまざまな問題、課題に対して時に参考意見も聞けるアシストタントがいると重宝するのが役員秘書の存在理由です。

 

  • 役員を本来の業務に集中できるようにするのが、役員秘書を付ける出発点。

 

中小企業では特に社長秘書として一切を仕切る役割

 中小企業も組織上役員は置かれていますが、秘書を設置している企業は少なくなります。ただし、役員のトップである社長は別です。極論すれば社業の方針や方向性はすべて自分で決める一方で、仕事上の周辺業務を女房役的な発想で秘書を付ける社長は沢山います。この時の求人は役員秘書とは書かず、ストレートに社長秘書となります。また、秘書という言葉に派手さを感じる社長は、社長室室長と言った呼称にするときもあります。

 

 いずれにしろ、会社規模が小さくなると組織も小さいので、秘書業務の範囲は一気に広がります。朝夕の出社・退出時の車での送迎、私物買物、社長家族の依頼事項、夕食の付き合いといった周辺業務から、本業の役員会議運営、営業資料作成、人事考課査定と給与決定、取引先接待など、より広くより深くが社長秘書です。

 

  • 中小企業では、社長秘書のみの場合が多く、より広くより深くの業務内容となる、

 

本記事は2015/11/30の情報で、内容は役員秘書としての勤務経験を持つ専門ライターが執筆しております。記事の利用は安全性を考慮しご自身で責任を持って行って下さい。

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