役員秘書で求められる能力と知識

職業:役員秘書

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要人と会うことの多い役員秘書に求められる対面影響力

 役員秘書は一見スマートで洗練された立ち居振る舞いだけが目立ったりしますが、求められる能力と知識は非常に広範囲で、いわば多才な人にふさわしい仕事です。

 

 まず、能力のひとつが対面影響力です。言葉は少し難しいのですが、簡単に言うと「好印象」です。それが求められる理由は、応対したり接遇したりする相手が役員と接点を持つ、会社にとって要人であるということです。

 

 要人とは、時に商売上の大得意先であったり、場合によっては招かれざる客かもしれません。彼らに対して、最初の応対者として大歓迎の態度で迎えるのも、一歩距離を置きあえて役員の不在を伝えるのも、秘書の対面影響力がポイントとなります。

 

  • 会社にとって要人との応対があるため、対面影響力(好印象)が求められる。

 

役員の頭になって答えを出せる状況判断力

 2つ目は状況判断力です。一般的には柔軟性や臨機応変などと言いますが、自分自身の判断はさておき、役員の思考・頭になり切って物事の判断しなければなません。こういう場合、仕えている役員だったらどうするだろう、というのが状況判断です。指示を待つ役員と常に連絡が取れるかというと、そうでない場合がほとんどで、日常の役員との打ち合わせなどから得た情報を頼りに秘書なりに判断していきます。

 

 一言で状況と言っても定型的なものはほとんどなく、常にケースバイケースです。長年の積み重ねの学習もありますが、役員の個性やクセをよくわきまえ、短時間のすり合わせをミーティングから、その都度判断していくのが状況判断力です。

 

  • 個性やクセをよくわきまえ、役員の頭になり切って物事の判断をすることが求められる。

 

基礎知識に積み上げる応用知識

 知識部分では、特に基礎部分では秘書検定の試験項目にあるような、接遇マナー、冠婚葬祭知識、基本的なビジネス文書作成知識、一般社会常識などは必須ですが、これらはあくまで基礎で、この上に応用知識を積み上げます。

 

 特に、刻々と変わる時事関連は毎日ニュースをチェックしておきます。自社と同業種の他社情報、業界ニュース、ライバル情報などは念入りにチェックし、また人事関連情報も秘書には必須です。もちろん、足元の自社関連各部署の動静も吸い上げ、なにかと現場情報が薄くなる役員にその都合報告しておくことも必要です。

 

 特に直接補佐型秘書を担当する役員秘書は、総務系、法務系、人事系の基礎知識を持っておく方がベターです。役員は、会社事業のすべての段階で発生する諸問題に常に向き合っています。最低でも基礎となる専門用語や時流の情報は持っておくことです。社長が危機管理の法務系案件で緊急会議に出席となった時、まったく何の会議かわからないようですと役員秘書はつとまりません。

 

  • 最低でも基礎となる専門用語や時流の情報の知識は持っておくことが必要。

 

オンタイム情報に加えてオフタイムの知識もしっかりと

 前述した内容は、ほとんどオンタイムの能力と知識ですが、役員秘書の仕事がプライベートタイムに食い込むこともあり、さらに広範な知識が必要になります。特に飲食を伴う接待や、ゴルフ、釣りなどの趣味系の同行接待などがあります。

 

 基本的に役員にプライベートはほとんどないので、これらの誘いが突然やってくることもあります。ゴルフはできなくても有名選手の名前、メジャーゴルフツアーの結果などについて語れることが必要です。

 

 このように一言で言えば多才で万能のようですが、深さがそれほど求められないのも確かなので、役員のサポート心と自らの向上心があれば十分届く範囲です。

 

  • プライベートタイムに仕事が食い込むこともあるので、それに伴う知識も持っておきたい。

 

本記事は2015/11/30の情報で、内容は役員秘書としての勤務経験を持つ専門ライターが執筆しております。記事の利用は安全性を考慮しご自身で責任を持って行って下さい。

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