役員秘書の転職と面接

職業:役員秘書

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会社を代表できる好印象度をまずチェック

 役員秘書の面接で、他の職種と多少異なるところはいくつかあります。そのひとつが容姿、言葉使い、身のこなし方などで、会社を代表する対外的な看板になるという理由から、書類から見ることのできない好印象度を面接でしっかりチェックされます。企業受付も看板ですが、特に役員秘書は会社を代表する上級幹部と同席したり、場合によっては公式な代弁者となることもあり、その位置付けは受付の比ではありません。

 

 面接室への入室から退室までの一挙手一投足、その時の服装のディテールまで、面接では見られていると言っても過言ではありません。表情も、たとえば答えられない質問に対してどんな表情になるのかはチェック対象です。口ごもってしまうのか、困った表情をするのか、「勉強不足で申し訳ございません。」とキッパリとなおかつ残念そうに答えるかで印象度はガラリと変わります。それは秘書業務の仕事場面に通じるからです。

 

  • まずは、書類から見ることのできない好印象度を面接でしっかりチェックされる。

 

臨機応変さや考えの柔軟性についての質問

 次は、仕事をする上での臨機応変さや、考えの柔軟性に関する質問についてです。例えば、約束した時間を守らない人への許容範囲、意見の食い違う両者がいて双方を立てなければならない時の判断の軸など、仕事現場にありがちなためらいについてです。もちろん正解はなく、いずれも状況で判断をするわけですが、本音は別にして答える内容に思慮深さがあるかどうかを見られています。

 

 それから、何と言っても秘書業務に絶対必要なのは守秘性です。友人知人はもとより、家族にあっても雑談でさえ会社の機密事情を絶対に話さない意志力があるかどうか、何気ない質問から聞かれます。「困っていることがある時は、ご家族とは、なんでも話される方ですか?」と来たら要注意です。

 

  • 本音は別にして、答える内容に思慮深さがあるかどうかをチェックされる場合も。

 

面接官がもっとも聞きたい質問

 役員秘書志望者に面接官がもっとも聞きたい内容は、役員をどれだけ補佐できるかと言う実力、いわゆる「秘書力」です。これまでの職務経歴と経験値が大きく影響します。

 

 特に、直接補佐型秘書の求人では、やってきた仕事の詳細を聞かれるので、面接対策としてあらかじめ整理しておくことが大切です。営業数字に強い、法務実務ではかなり場数を踏んでいる、マーケティング経験がある、慶弔外交に強い、外資系企業にネットワークがあるなど、経営レベルの業務でのセールスポイントをPRできるようにしておきます。

 

 社長や役員が求めるのは、こういった会社課題への理解です。もちろん彼らが決断者であるのは当然ですが、会議、来客応対、出張、打ち合わせ等、行動を共にしている秘書が同じ理解をしてくれることを期待しています。

 

  • 役員をどれだけ補佐できるかという「秘書力」についてしっかりチェックされる。

 

本記事は2015/11/30の情報で、内容は役員秘書としての勤務経験を持つ専門ライターが執筆しております。記事の利用は安全性を考慮しご自身で責任を持って行って下さい。

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