前の職場で経理の仕事を5年やってきました。これから転職し、資格習得学校の一般事務への就職を希望しています。
資格習得学校の事務はどんな仕事内容ですか?資格習得学校の場合の一般事務は、普通の一般事務とは違って、学校ならではの特殊な業務などもありますか?最初にどんな仕事をしますか?
質問ばかりで申し訳ありませんが「この業務はとても大変です」などということがあれば教えてください。
質問
資格習得学校の事務員の仕事内容について4view
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回答
4件の回答
資格習得学校の一般事務は普通の会社の一般事務よりも、「学校色」がかなり強いと思います!普通の会社ではやらないようなこと、例えば成績管理や実習の提出物管理、わたしが働いている資格習得学校はスクーリングといって集中講義などもあり、とにかくこの授業スケジュールに合わせて、すべての業務を行っています。
なにか業務中にミスがあれば、会社だけでなく、その学生さんたち個人にも迷惑がかかるのでとにかく確認の作業が多く、別々の事務員で3重チェックくらいしていると思います。どの業務も内容的には難しいものはありませんが、生徒が入学してくる4月から卒業の3月まで、とにかく年中繁忙期!という感じです。
他の回答者の方も仰ってますが、最初は上司に言われるままに仕事を卒なくこなすことが求められます。もちろん正確に、早く!そのうちに、その人の特性にあった業務を任されると思います。例えば学生とのコミュニケーションが得意であれば学生対応だったり、資料作成が得意であればパソコン業務であったり、と。質問者さんが経理の経験があれば、わたしも担当していますが教材費などの提出の管理などを任されることもあるかもしれません。わたしは普通の一般事務の経験はありませんが、資格習得学校の事務の仕事は忙しいけど、毎年毎年同じ流れなので慣れてくると楽で、人間関係もいいので楽しく働けています。
僕も前職で経理の仕事をしていましたが、一般事務として資格習得学校に採用されました。一般事務といっても電話対応がほとんどで、その内容もほとんど僕で解決できるようなことではなく、ほぼほぼ上司に代わるというだけでした。3ヶ月経った頃から生徒たちとも顔見知りになって名前を覚えてきたので、各授業の出欠確認をしたり、単純な仕事ですが毎日のルーティンワークが増えてきました。
うちの資格習得学校は、各講義の先生は常駐ではなく、講義が始まる20分前くらいに学校に来て、そのときに講義で使う資料などのプリントがないか確認してコピーをします。これは結構時間との勝負なので印刷機が途中でエラーになったりして今も苦労しています。
その後、経理の経験が長かったので数字に強かったことから、1年半ほどで事務部から経理部に異動になりました。質問者さんももしかしたら、進んで経理の仕事を手伝っているうちにそのようなことがあるかもしれません。しかし、僕は意外と一般事務の仕事のほうが1年を通して流れがあって楽しかったです。
以前、資格習得学校の事務員として3年勤務してました!
始めの頃は、積極的に電話を取ったり、主に窓口の対応をしてました。でも、最初は全く何もわからないので結局わかる人に取り次ぐってだけなんですけどね。
勤めたころは若かったので、ニコニコ窓口で立ってるだけでいいワンクッションになっていて、どの事務員がどんな仕事を担当をしているのか把握するためにも、面倒ですけど中継ぎの仕事を頑張っていました。それでも、少しずつ出来ることが増えて、最終的には事務局長の補佐までに抜擢されましたよ!
1年目の仕事内容は、普通の事務のお仕事とほぼ同じで、頼まれた書類をパソコンで作ったり、コピーやお茶くみとかもありました。2・3年目から、学校らしい仕事も多く、生徒たちの成績管理や、学期末や試験データなどの仕事はとてもピリピリしていたのを覚えています。それらも、フォーマットがしっかり作られているので、特に自分で考えて作るというようなことはなく、回数を重ねるうちに早く処理できるようになりました。しかし、何度も何度も事務員数名で確認して成績や点数に間違いがないかの確認作業がかなり細かいです。生徒さんたちの進級や就職に関わることなので絶対に間違いないようにしなければいけません。この辺は学校ならではの責任あるお仕事だなと実感しました。
一般事務のお仕事は経理よりも広い仕事内容だと思いますが、私の場合、誰かの業務を手伝うように指示されたり、頼まれてお仕事をするという感じでした。なので、経理のお仕事ができたのであれば、一般事務のお仕事も大丈夫だと思いますよ!
私は、上司からまず最初に学生の名前をひとりひとり覚えるように言われたので、学生たちの出欠のお仕事を頼まれました。私の勤める資格習得学校では、学生が授業に入る前に一度事務局に置いてある出席表にサインをするシステムになっています。学生たちが来たら、笑顔で挨拶して、サインする出席表に間違いなくできているか確認しながら開始時間までに欠席者をチェックして、担任にすぐに報告します。
ちょっとした会話をするうちに、学生たちの顔と名前が一致してきて大体2ヶ月くらいで3学年すべての学生150人程を覚えることができました。その他の最初の頃の業務は授業で必要なプリントを人数分コピーしたり、雑務が多かったです。
資格習得学校は1年の仕事の流れをつかむまでは、ほとんどが雑務のように思います。「学校」だからという特殊な仕事といえば、入学式とか卒業式の準備などもありますが、これらも始めは上司に支持されたとおりに名簿を作ったりするぐらいで、特に特別難しかったり、大変なことはありませんでした。
私も今は慣れてきて、毎日の業務とは別で学校の方に外部からボランティアスタッフ募集の連絡がきたり、就職先に関するお知らせが来ると掲示板に貼りだしたりする係りを担当しています。他の事務員さんが年配の方が多くパソコンのWordやExcelが使えるのが私しかしないので、パソコンを使った仕事のほとんどは私が行っています。