派遣で事務をしている20代後半のものです。現在のお仕事の契約期間が切れるのですが、派遣先から中小企業の貿易事務の紹介がありました。大まかな事務職の流れはわかるし、事務業務ならばできると思いますが。。。貿易事務は、なにぶん未経験で・・・
はっきりいって、このお話を受けようか、迷っています。貿易事務って、未経験者でも仕事できるのでしょうか?
ちなみに、大学は英文科を出ていて、短期留学経験もありますので、読み書きはある程度できますが、英会話の程度は???・・・くらいです。
未経験で貿易事務の仕事をはじめた方がいましたら、アドバイスをいただきたいです。
また、紹介先が中小企業であるという点についても、注意点などがあれば教えてください。
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1件の回答
未経験で貿易事務を選んでいいのかってことですよね。
実は、私も20代前半のころに未経験で貿易事務を始めました。外資企業の日本法人事務所、中小のメーカーで。業務が拡大しつつあるとのことで、貿易事務の補充要員採用でされ、仕事を始めました。
私が経験した事を少しお話しますので、参考になれば。
入社したのが中小の外資企業だったからなのか、業務の内容は初日のうちに、今までされて担当されていた方から大まかな流れを教えていただき、そのあとすぐに「会社の業務を始めてください」と言われました。中小企業で人手が足りないので、事細かく教えていただく事はありませんでした。とりあえず、過去のやり取りを参考にしながら業務を行ってくださいとのことでした。
ここの会社は、船で使用される部品を販売していました。お客様ごとに納品している部品が違う為、船ごとの図面も引いてみないと、お客様のご希望部品が確認できませんでした。また、船関係は携わったことがなかったので、お客様がほしい部品の場所を探すのにも時間がかかっていました。
初日でしたので、その日は、サービス員の方(船で弊社部品を取り付けるサービス員)が出社していたので、その方に教えてもらいながら、部品を探し当てながら、初めての部品見積もり依頼を海外に事務所にしたのを覚えています。
海外事務所に部品見積もりの返信が弊社に届いてからも、未経験の私にはすべて未経験で・・・。対象船のファイルを再度取り出して、過去の経歴を見て、過去の部品の金額も再度確認して、見積もり作業を始めました。海外の部品の見積もりなんてした事がないので、まずその日の海外貨幣のレートをみて、日本円に換算して、お客様に提出することができました。
初日でしたので、どうしても時間がかなりかかっていました。もうその日一日が「あっ!」という間に過ぎてしまって、気が付いたらすでに夕方17時過ぎていました。17時過ぎと言っても他の従業員の方はまだ忙しく作業されていました。外資系企業なので本社からの電話も午後から増えてきたりして、びっくりしたのを覚えています。
また、驚いたのが、初日に社長から3本の英語のDVDを渡されて、1週間以内にそのDVDで話されている内容の英文を書き取り、提出するという課題を与えられました。この作業が結構きつかったのですが、就職した会社の部品のDVDということもあり、かなり勉強になりましたが、専門用語がたくさんあって、かなりちんぷんかんぷんでした。(結果、この作業をしたおかげで、販売する部品がわかるようになりました。)
上記の様に、中小企業の船関係のメーカーでしたので、お客様からの部品の受注、見積もり、注文、発注、納品先の連絡、納品のお知らせ(納品受領書サイン添付)請求書作成、入金確認および送金の手続きそして、計上もすべて私の業務の一環でした。
結構大変だったのが、船の入港先によって部品を調達する支社が違うので、そのたびに海外レートを参考にして金額を提示することです。時には、レートの変動で1週間に単価10円違うこともあり、お客様から少しクレームを受けたのを覚えています。その時は、正直に話して納得してもらう事ができました。(ただし、金額の内訳は話しません)
また、部品受領の船のサインが請求書の提出の時に必ず必要でしたので、時々海外支社が船のサインをなくしてしまったとき、該当船にインマルサットでfaxを流して受領書を返送してもらうなど、事細かな作業が必要とされました。
部品の代金を海外に送金する際に、船の案件ごとに計上を上げるのに、各船の購入部品金額にその日のレートで計上するので、時々1円くらい違う時があり、全て計算しなおしたりした時もありました。その時は、どの船で間違えたのが結局私ではわからず、経理と一緒に再確認してやっと計上があった時もありました。たぶんこんなことをやらかしたのは、私だけかもしれませんが。。。
ここまで読むと、中小企業の貿易事務って結構大変だなぁって思ってしまうかもしれませんね。もちろん、仕事をしていく上でまったくストレスがなかったとはいえません。1人のマンパワーに対しての金額は大きいので、一人一人の責任あるパフォーマンスが必要となります。「会社いきたくないなー」って思うことも多くありましたが、大企業では経験できないことが経験できます。貿易事務の作業でここまでやらせていただける企業もないと思います。
また、貿易事務の基本の、貿易の流れがわかり、それを自分でこなしていく楽しさもありました。そして、大変な案件ほどストレスはかかりましたが、その案件が無事に終わった時は、顧客の方に「ありがとう。」って言われたりして、うれしかったのを覚えています。
私の苦労話みたいになってしまいましたね、すみません(苦笑)
たぶんどんな仕事に就職しても、最初はとっても大変だと思います。ただ、その大変さを乗り越えられれば、自分の糧になるとも思います。